DirectumRX: Договоры

Любая компания заключает договоры на поставку и приобретение товаров, оказание и предоставление услуг, аренду помещения и т.д. С увеличением количества документов сложнее организовать эффективную подготовку, согласование и контроль за исполнением договоров.

DirectumRX: управление договорами (2:17)

DirectumRX поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки проекта до исполнения обязательств и обеспечивает:

  • создание проектов договорных документов на основе готовых шаблонов;
  • согласование и подписание документов внутри организации в установленные сроки;
  • своевременную отправку контрагентам договорных документов и контроль их возврата;
  • контроль исполнения договоров в отведенные сроки;
  • хранение входящих счетов на оплату, их согласование и отслеживание состояния.

Подготовка договоров

В DirectumRX проекты договоров и дополнительных соглашений создаются с помощью готовых шаблонов, которые настроены в соответствии с внутренними правилами организации.


Карточка договора

Для регистрации договорного документа достаточно заполнить данные в карточке, его номер сформируется автоматически.

Свяжите договор с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так вы получите быстрый доступ ко всему комплекту документов. Цепочка связанных документов отображается прямо в карточке договора:


Комплект документов по договору

Все созданные договоры и дополнительные соглашения находятся в реестре договоров. Используйте панель фильтрации, чтобы быстро найти нужные документы.


Реестр договоров

Согласование договорных документов

Для каждого вида договорных документов настраиваются правила согласования. В правиле указываются этапы, сроки и участники в соответствии с внутренними регламентами компании.


Схема правил согласования договоров

Создать правило согласования документов помогут обучающие видеоролики DirectumRX.

При отправке договора на согласование достаточно выбрать правило и стартовать задачу. Задания на этапах формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.


Задание на согласование договора по регламенту

Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.


Лист согласования

Отправка договора контрагенту и контроль возврата

Для отправки документа контрагенту в рамках согласования по регламенту формируется специальное задание. А благодаря интеграции с сервисами обмена можно в пару кликов отправить договор контрагенту прямо из задания.

Вся информация об отправке документов автоматически фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. В любой момент можно узнать, где сейчас находится документ и когда необходимо проконтролировать его возврат:


Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа

Для контроля возврата документа от контрагента также формируется свое задание. Благодаря этому вы не забудете проконтролировать своевременный возврат.

Полный перечень договорных документов, которые отправлены контрагентам, вы найдете в списке «Документы у контрагентов». Для удобства контроля в списке указывается способ, которым документ был отправлен контрагенту, например, через сервис обмена, по почте или с курьером.

Контроль исполнения договоров

Чтобы вовремя выполнять работы по договорам и контролировать их исполнение, для каждого договора и дополнительного соглашения можно назначить контрольные точки. Укажите ответственного, срок и количество дней на выполнение:


Контрольные точки исполнения работ по договору

По каждой контрольной точке формируется задание:


Задание на исполнение работ по договору

После выполнения задания в карточке договора для контрольной точки автоматически добавится отметка о завершении работ. Таким образом в системе всегда будет актуальная информация о ходе работ по договору.

Контроль завершения срока действия договора

За несколько дней до завершения срока действия договора в системе придет уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это будет указано в уведомлении. Так вы в срок закончите работы по договорам и заблаговременно начнете работы по продлению.

Быстро найти все договоры, у которых приближается срок завершения, можно в списке «Договоры на завершении».


Список «Договоры на завершении»

Оптимизируйте договорную работу с DirectumRX

Автоматизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения работ, своевременно выполнять условия договоров и обеспечивает:

  • упрощение подготовки проектов договоров;
  • сокращение времени на согласование и подписание документов внутри организации;
  • своевременную отправку контрагентам и контроль возврата договорных документов;
  • упрощение контроля за исполнением и сроками действия договорных документов;
  • быстрый поиск договоров и всего комплекта документов по договору.