DirectumRX: Обмен с контрагентами

Системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируют внутренние процессы компании — согласование, рассмотрение, исполнение поручений по документам. Но на этом работа с документами не заканчивается, их также необходимо передавать контрагентам на согласование и подписание.

DirectumRX поможет вам выйти на новый уровень развития ECM — автоматизировать электронный обмен документами с контрагентами. Это позволит удобно и надежно связать в рамках одной системы внутренний и межкорпоративный документооборот компании.

DirectumRX: Обмен с контрагентами (1:38)

В DirectumRX уже встроена возможность электронного обмена документами с контрагентами через сервисы Synerdocs и Диадок. При этом юридическая значимость обеспечивается квалифицированной электронной подписью, а форматы и процессы обработки документов соответствуют требованиям законодательства РФ.

Если контрагент использует сразу несколько сервисов обмена, вам достаточно зарегистрироваться в одном и настроить роуминг для остальных. Вы можете получать документы из всех сервисов, с которыми настроен роуминг, а отправлять — только в один.

Актуальные тарифы на обмен электронными документами смотрите на сайтах сервисов: Synerdocs, Диадок.

Подключение к электронному обмену

Подключиться к сервисам обмена можно как при работе в облаке, так и при локальной установке. Для этого достаточно зарегистрироваться в сервисе, а в DirectumRX настроить абонентский ящик для взаимодействия с ним.

Чтобы документы из сервисов обмена сразу поступали в нужное подразделение, просто добавьте подразделения в сервисе обмена. В системе для них автоматически создадутся свои абонентские ящики. Так контрагенты смогут напрямую отправлять, например, первичные документы в бухгалтерию, а договорные в юридический отдел.

Чтобы начать обмен электронными документами с контрагентами, отправьте им приглашения или сами примите приглашения от них. Отправить приглашение можно прямо из карточки контрагента, при этом привлекать можно даже тех, кто не зарегистрирован в сервисе обмена.

Отправка документов через сервисы обмена

После внутреннего согласования отправляйте договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы контрагентам в один клик прямо из системы. Это снижает риск ошибок при переключении между интерфейсами нескольких систем.

Формализованные документы, которые сформированы в учетной системе 1С и отправлены контрагентам через сервисы обмена, автоматически попадают в DirectumRX.

Система также позволяет контролировать подписание и отслеживать сроки возврата документов. Если требуется подписание контрагентом — это будет отражено в карточке:

После того, как контрагент подпишет документ, система сразу же сообщит об этом.

Обработка поступивших документов

Все документы, поступившие от контрагентов, автоматически помещаются в финансовый архив. Для каждого пакета документов формируется задание на обработку:

Задание получает сотрудник, ответственный за обработку документов от контрагентов. Он проверяет документы, отправляет на согласование, подписание или рассмотрение. Также можно переадресовать задание другому сотруднику или отправить отказ.

При дальнейшей обработке в формализованных документах заполняются сведения о приемке товаров или услуг. Это позволяет корректно оформлять хозяйственные операции в полученных документах:

Для подтверждения подлинности в формализованные документы автоматически добавляются штампы с информацией об электронных подписях:

Прямо из DirectumRX можно быстро найти и открыть документ в сервисе обмена:

Возврат документов контрагенту

Подписать или отказать в подписании документа, поступившего от контрагента, можно прямо из карточки, указав результат во всплывающем окне. А после возврата контрагенту легко отследить, в каком состоянии находится документ:

Контроль завершенности документооборота

Для завершения документооборота в системе ежедневно ищутся документы, по которым еще не отправлены служебные документы. Если они есть, формируется задание для ответственного за абонентский ящик нашей организации. Выполнив задание, он в один клик подтвердит получение документов. А если у него нет сертификата ЭП, который нужен для формирования служебных документов, задание можно переадресовать сотруднику с подходящим сертификатом.

Убедиться в том, что все необходимые служебные документы сформированы и документооборот завершен, можно с помощью отчета «Протокол электронного обмена». Он содержит текущее состояние документооборота и всю цепочку полученных и отправленных служебных документов:

Бизнес-эффект

DirectumRX обеспечит полный цикл работы с договорными и финансово-хозяйственными документами, а также позволит:

  • доставлять документы за несколько минут;
  • сократить время на обработку и доставку документов;
  • обеспечить гарантию доставки документов;
  • организовать прозрачное согласование электронных юридически значимых документов с контрагентами;
  • контролировать возврат документов;
  • обмениваться документами сразу в нескольких сервисах;
  • контролировать завершенность документооборота;
  • легко погрузиться в процесс обмена за счет того, что отправка и возврат документов встроены в привычный интерфейс системы.

Если сервисы обмена в компании уже используются, DirectumRX обеспечит надежное хранение юридически значимых документов, поможет упорядочить работу и организовать внутреннее согласование.