Электронный и мобильный документооборот в действии

Внедрение облачной СЭД DirectumRX позволило компании «Нефть» безболезненно подключить к работе удаленных сотрудников и увеличить в несколько раз скорость согласования документов.

ООО «Нефть» — инжиниринговое предприятие, включающее производственные, конструкторские, технологические, маркетинговые и сервисные службы. На сегодняшний день — ведущий производитель резервуарного оборудования и систем для очистки буровых растворов в Удмуртской Республике.

В компании обрабатываются большие объемы договорной и проектной документации, которая раньше хранилась на файловом сервере со сложной структурой, на поиск информации уходили часы. А все заявки на закупку материалов оформлялись в виде бумажных служебных записок.

С увеличением производственных мощностей в ООО «Нефть» выросло и количество задач, которые нужно отслеживать. Активное расширение географии продаж потребовало от руководства регулярных командировок — в сложившихся условиях контролировать работу предприятия оказалось сложно: согласование затягивалось, бумажные документы терялись. Для оптимизации внутреннего документооборота и ускорения бизнес-процессов в компании решили внедрить СЭД.

При выборе системы электронного документооборота оценивали возможность удаленной работы, удобство вынесения и отслеживания выданных поручений, а также перспективы развития системы для решения будущих потребностей компании. СЭД DirectumRX и мобильное приложение DIRECTUM Jazz полностью устроили руководство. Не последним фактором в пользу выбора облачной системы стало большое количество клиентов в нефтегазовой отрасли.

Сейчас в DirectumRX ведется:

  • обработка входящих и исходящих писем;
  • работа с заявками на закупки;
  • договорные процессы;
  • согласование проектных решений.

Все процессы отлично вписались в стандартную функциональность DirectumRX. Простой, понятный интерфейс помог быстро освоиться в системе, удаленные сотрудники активно используют DIRECTUM Jazz.

В системе работают 30 пользователей. Скорость согласования договорных документов выросла в несколько раз, а все служебные записки оформляются в электронном виде. В планах компании — развивать электронный обмен с контрагентами, интегрировать DirectumRX с 1С. Кроме того, наличие модуля по планированию и ведению проектов заложило идеи для дальнейшей автоматизации в этом направлении.