DirectumRX: Делопроизводство

DirectumRX упрощает ежедневную работу с бумажной документацией. В системе можно быстро регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, контролировать исполнение поручений, резолюций и указаний руководства, а также отслеживать местонахождение бумажных оригиналов документов.

DirectumRX: Делопроизводство (2:57)

Регистрация документов

Зарегистрировать можно любой документ. Например, электронные документы, вложенные в письма Microsoft Outlook, просто «перетаскиваются» в систему (drug’n’drop), далее заполняются поля регистрационной карточки. А бумажные документы заносятся ручным или потоковым сканированием. При этом образы документов предварительно можно посмотреть, изменить порядок их следования и переснять неудачные копии.

DirectumRX предусматривает ведение номенклатуры дел и журналов регистрации в соответствии с нормами российского делопроизводства. Журналы регистрации настраиваются согласно регламенту компании для входящих, исходящих и внутренних документов.


Создание и регистрация документа

Номер документу присваивается автоматически в разрезе каждого журнала регистрации и может включать код подразделения, журнала, а также любой другой необходимый реквизит. Основные реквизиты зарегистрированного документа блокируются от дальнейших изменений.

Вынесение резолюций и отправка поручений

После регистрации и рассмотрения документа руководитель выносит резолюцию. По резолюции делопроизводитель или сам руководитель формирует в системе поручения, для которых указывает исполнителей и сроки, пишет комментарии и вкладывает дополнительные документы.

После старта поручения инициатор видит дерево переписки, может дополнительно запросить у исполнителя отчет о выполнении поручения, продлить срок его исполнения или прекратить.


Пример задания на исполнение поручения

Согласование и подписание документов

Исходящие и внутренние документы предварительно согласовывают с руководством. Для этого в специальном графическом редакторе DirectumRX создаются правила согласования: нужные этапы и условия перетаскиваются на схему.


Графический редактор маршрутов

Быстро создать правила согласования документов помогут обучающие видеоролики DirectumRX.

Для отправки документа на согласование инициатору достаточно выбрать в карточке задачи готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания.


Задание на согласование документа

В ходе процесса согласования вложенные документы подписываются электронной подписью. Автоматически (например, при выполнении задания с результатом «Согласовать») или вручную в карточке документа, при этом можно добавлять и примечания к подписи.


Информация о подписях документа

Контроль выдачи бумажных экземпляров

Движение бумажных экземпляров документов внутри компании отслеживается в их регистрационных карточках. Для этого на закладке «Выдача» ответственный за хранение делает отметку о выдаче документа, указывая имя и должность сотрудника, забравшего бумажный экземпляр. Впоследствии делается пометка о возврате документа.


Закладка «Выдача»

Автоматизация работы с доверенностями

В DirectumRX доступно создание доверенностей — есть специальные тип документа и шаблон. На основании доверенности администратор настраивает сотрудникам право подписи, ее данные используются при подписании финансово-хозяйственных документов, которые получены от контрагентов через сервисы обмена.

В реестре легко найти нужную доверенность по статусу, сроку действия или сотруднику:

В реестре легко найти нужную доверенность по статусу, сроку действия или сотруднику

Автоматизируйте делопроизводство с DirectumRX

DirectumRX повышает эффективность делопроизводства за счет:

  • прозрачной регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
  • удобства отправки поручений и повышения контроля исполнительской дисциплины;
  • отслеживания информации о местонахождении бумажных экземпляров документов;
  • согласования официальных документов по настроенным правилам;
  • удобной работы с доверенностями.