DirectumRX: организация документооборота с филиалами и обособленными подразделениями

DirectumRX поддерживает работу через Интернет по защищенным каналам связи, что позволяет организовать документооборот с филиалами, удаленными подразделениями и внештатными сотрудниками.

Что нужно для организации документооборота с удаленными подразделениями?

  • совместная работа территориально удаленных подразделений с электронными документами;
  • оперативное согласование документов обособленных подразделений;
  • быстрый поиск и отслеживание местонахождения документов филиалов;
  • единая база данных головной организации и филиалов;
  • контроль исполнительской дисциплины филиалов;
  • организация работы в разных часовых поясах.

Организация совместной работы с документами в территориально распределенных офисах

Возможность совместно работать с документами в территориально разнесенных организациях особенно важна. В большинстве случаев сотрудники филиалов создают собственные копии рабочих документов, возникает путаница с актуальными версиями.

DirectumRX объединяет документооборот головного офиса и удаленных подразделений: документы создаются в общей облачной базе данных, доступ к которой имеют все зарегистрированные пользователи в соответствии с типом назначенных прав.

Документы, открытые в филиалах, синхронизируются с «основным хранилищем». При этом в системе предусмотрен специальный механизм блокировок. Благодаря ему пользователи могут одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах. При этом остальные пользователи могут просматривать редактируемые версии и карточку документа.

Версионность позволяет работникам филиалов отслеживать актуальность содержащейся в документе информации, а также внесенные в него изменения на каждой стадии его жизненного цикла.

Версии
Версии

Согласование документов с удаленными подразделениями и филиалами

Как правило, при согласовании документов в территориально-распределенных структурах используют отправку бумажных документов или электронную почту, что не обеспечивает достаточной прозрачности: непонятно на какой стадии согласования и у кого в данный момент находится документ, возникает путаница с разными версиями, а иногда экземпляр может и вовсе потеряться в пути.

Организация документооборота в DirectumRX позволяет полностью контролировать процесс согласования документов с филиалами. Для каждого вида документа настраивается свой регламент согласования, по которому определяется последовательность процесса. DirectumRX сам запускает процесс по верному маршруту, и пользователю не нужно задумываться, кому и в какой очередности отправлять документ. После запуска процесса исполнители получают и выполняют соответствующие задания.

Пример задачи на согласование по регламенту
Пример задачи на согласование по регламенту

Таким образом всегда видно, у кого и на какой стадии согласования находится документ. За счет передачи документов в электронном виде существенно ускоряется и упрощается процесс повторного согласования, исключаются утери экземпляров.

Быстрый поиск и отслеживание местоположения документов филиалов

В компаниях, имеющих территориально-распределенную структуру, документы не всегда поступают в головной офис. Иногда бумажные копии не доходят до административной службы, случатся утери. DirectumRX решает проблему поиска и отслеживания местонахождения документации во время их движения между филиалами.

Найти нужный документ в DirectumRX можно в пару минут. Для этого необходимо выбрать тип объекта и ввести известные вам параметры — например, часть названия документа, дату изменения или просмотра, имя автора или обращавшегося пользователя. При этом критерии уже заданного поиска всегда можно изменить, инициировать новый процесс нет необходимости.

Так решается проблема организации доступа к документам филиалов: не нужно отдельно запрашивать документы и пересылать их по почте.

Поиск электронных документов
Поиск электронных документов

В DirectumRX пользователи могут отслеживать движение бумажного экземпляра между подразделениями. В карточке документа имеется специальная вкладка «Выдача», в которой ответственный за хранение документа делает отметку о выдаче, указывая имя и должность сотрудника, забравшего бумажный экземпляр. На этой же закладке впоследствии делается пометка о возврате документа.

Вкладка «Выдача»
Вкладка «Выдача»

Единое информационное пространство головной компании и филиалов

Сотрудники головного офиса и подразделений взаимодействуют в рамках одной системы. Такой подход обеспечивает необходимую прозрачность процессов.

Отправлять задачи в DirectumRX может любой пользователь, указав исполнителей и сроки выполнения. Задачи используются в различных процессах, например, при выдаче поручений сотрудникам удаленного подразделения, согласовании документов между филиалом и головной организацией и др.

Окно выбора типа задачи
Простая задача

Руководству головной компании важно иметь возможность контролировать исполнение задач, в которых задействованы обособленные подразделения и филиалы. Управление деловыми процессами в DirectumRX подразумевает не только выдачу задач сотрудникам, но и контроль их исполнения. По результатам выполнения инициатор осуществляет приемку (контроль) задачи и может отправить ее на доработку.

Поддержка часовых поясов филиалов

Важной и распространенной особенностью организаций с территориально распределенной структурой является разница во времени отдельных подразделений.

Для обеспечения комфортной работы в DirectumRX реализована поддержка часовых поясов: система учитывает время, в котором существует то или иное подразделение организации, а для командированных сотрудников доступна автоматическая настройка часового пояса места пребывания.

Организуйте документооборот с филиалами в DirectumRX

DirectumRX упрощает ведение документооборота в компаниях с территориально распределенной структурой за счет:

  • совместной работы сотрудников территориально удаленных подразделений с документами в общей облачной базе данных;
  • оперативного согласования документов между обособленными подразделениями в рамках единой системы;
  • быстрого поиска документов по параметрам и отслеживания движение бумажных экземпляров между подразделениями;
  • взаимодействия сотрудников головного офиса и филиалов в единой системе;
  • организации комфортной работы филиалов в разных часовых поясах;