По вопросам приобретения

DirectumRX в ЕАЕ-Консалт

С 2017 года процессы делопроизводства компании ведутся в системе DirectumRX. Возможности платформы позволили создать индивидуальное решение для автоматизации процессов управления сделками.

Компания «ЕАЕ-Консалт» — центр консалтинга, разработки программного обеспечения и оказания информационно-технологических услуг. Компания специализируется на разработке, внедрении и поддержке мобильных приложений, интегрированных управленческих и корпоративных информационных систем, а также оказывает услуги по автоматизации бизнеса различных отраслей экономики. Входит в топ-50 крупнейших ИТ-организаций России по версии TAdviser.

I этап. От коробочной СЭД к большим планам на будущее

До середины 2017 г. работа с документами в организации велась на основе платформы Lotus Notes. Однако в рамках импортозамещения руководство ГК «ЭнСи» искало другие решения по автоматизации бизнес-процессов. В DirectumRX они увидели доступную, действенную и перспективную для масштабирования систему.

Илья Аксельрод, начальник центра развития бизнеса ООО «ЕАЕ-Консалт» и куратор проекта, как одну из причин выбора DirectumRX, отмечает экономическую выгоду от внедрения:

«Необходимо подчеркнуть, что система позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру за счет „облачной“ структуры. Новые инструменты мониторинга дают наглядную оценку состояния процессов, визуальный редактор маршрутов документов ускоряет настройку системы, целый ряд других улучшений повышает удобство ежедневной работы».

Целью проекта автоматизации документооборота стало создание эффективной функциональной ECM-системы, которая обеспечит:

  • одновременную работу 400 сотрудников Группы компаний «ЭнСи» и ООО «ЕАЕ-Консалт»;
  • единое структурированное хранение информации;
  • возможность автоматизации процессов согласования и исполнения;
  • формирование центра компетенций;
  • дальнейшее развитие системы.

Команда проекта работала над реализацией основных модулей «Управление документами» и «Делопроизводство». Функциональность коробочного решения и возможности гибкой настройки позволили автоматизировать основные бизнес-процессы организации без выполнения дополнительных модификаций.

Внедрение DirectumRX осуществлялось по сокращенной технологии. Основные работы выполняла проектная команда, состоящая из специалистов DIRECTUM и «ЕАЕ-Консалт». Коллективное взаимодействие также сыграло большую роль на этапе настройки, так как часть работ была делегирована сотрудникам «ЕАЕ-Консалт», которые прошли предварительное обучение для подготовки собственного центра компетенций. Остальные пользователи осваивали возможности системы на онлайн-вебинарах и самостоятельно с помощью подробной справки и встроенных видеороликов. Подобный подход к обучению персонала позволил значительно сократить сроки достижения результата.

«Мы рассчитываем, что в результате реализации проекта внедрения комплексной системы произойдет оптимизация целого ряда внутренних бизнес-процессов компании, что не может не повлиять положительно на сокращении прямых и косвенных расходов, повысится капитализация бизнеса «ЕАЕ-Консалт», — подчеркнул Илья Аксельрод.

II этап. Новый подход к работе с клиентами

Перед компанией стояла задача организовать централизованное хранение информации о продажах и работе с клиентами. На этапе выбора решения в первую очередь рассматривались возможности системы DirectumRX, которая была внедрена в «ЕАЕ-Консалт» ранее. Оценив потенциал платформы, руководство приняло решение создать на ее базе заказную разработку по управлению продажами, обеспечивающую функциональность CRM-системы.

Новый модуль обеспечивает:

  • единую базу данных сделок с контрагентами;
  • общие справочники с модулем «Делопроизводство» и «Договоры»;
  • подготовку активностей с потенциальными и существующими клиентами;
  • формирование отчетности по сделкам и мероприятиям;
  • планирование выручки.

"Компания искала удобный способ работы с данными клиентов, чтобы, с одной стороны, обеспечить хранение информации в структурированном виде, а с другой — было возможно планировать активности продавцов и более уверенно формировать план продаж.

У системы DirectumRX огромный потенциал для развития. С ее помощью мы не просто автоматизировали бизнес-процессы по сделкам с контрагентами, но и сделали их прозрачными", — комментирует Игорь Еловиков, заместитель генерального директора по продажам и развитию бизнеса.

Модуль «Продажи» формирует исходную информацию о клиенте, а на определенном этапе развития сделки передает итоговую информацию для дальнейшей работы в другие отделы. Например, для заключения договора или проведения выставок, презентаций и рассылок.


Обложка модуля «Продажи»

Кроме того, разработаны отчеты, которые позволяют отслеживать динамику мероприятий и сделок, а также их качество. Стоит отметить, что внедрение системы в области продаж стало решением проблемы географической удаленности. Теперь сотрудники «ЕАЕ-Консалт» работают в единой системе, а процессы приведены к одной форме.

Ведение реестра клиентов

В реестре отображаются все компании, зарегистрированные в DirectumRX. Здесь можно посмотреть и дополнить характеристики клиента, список сделок и проведенных активностей в отношении контрагента.


Реестр клиентов

В ходе проекта ИТ-специалисты расширили состав характеристик и дополнили содержание базовых справочников, что помогло настроить механизм оценки клиента по категориям. А тесная интеграция с модулем «Делопроизводство» обеспечила автоматическое расширение реестра и возможность добавлять недостающую информацию для сделки. В результате «ЕАЕ-Консалт» достигла одной из целей — сформировалась структурированная база данных о потенциальных и текущих клиентах.

Работа со сделками

Еще один справочник модуля «Продажи» — реестр сделок, который представляет собой список активностей и мероприятий по клиенту. Руководство компании и другие сотрудники, кто обладает соответствующими правами доступа, могут отслеживать сделки по конкретному контрагенту или на определенной стадии. Также в реестре фиксируется информация о встречах с клиентом, тематике обсуждаемых вопросов и принятых совместно с клиентом решениях.


Реестр сделок

По мере развития сделки и достижения поставленных результатов информация фиксируется в поле карточки «Стадия сделки». Предусмотрена автоматическая фиксация истории ее развития на вкладке «Динамика». Кроме того, существует возможность установки связи между сделкой и любыми документами системы, а также между самими сделками для добавления смысловых взаимосвязей.


Карточка сделки

Результаты проекта и перспективы развития

Проектом занимались специалисты DIRECTUM, при этом руководство и ИТ-специалисты «ЕАЕ-Консалт» активно взаимодействовали с проектной командой и оперативно решали возникающие вопросы. Работы проводились по технологии сокращенного итерационного внедрения, что позволило быстро реагировать на изменения и выполнить требования заказчика.

Также консультанты DIRECTUM провели индивидуальное обучение основных пользователей и администраторов модуля. Тренинг рядовых пользователей проводился при помощи вебинаров и развернутой информации в специально подготовленных инструкциях. Такой способ обучения уже был опробован и одобрен в «ЕАЕ-Консалт».

На сегодняшний день из 1200 сотрудников компании более 400 являются пользователями системы DirectumRX, и 36 человек уже работают в модуле «Продажи». В дальнейшем сотрудники «ЕАЕ-Консалт» будут развивать модуль «Продажи» самостоятельно. В частности, планируется интеграция с остальными системами компании, доработка этапов продаж, а также возможна разработка более сложных отчетов. Специалисты DIRECTUM добавят только визуальные виджеты для руководства. Помимо этого, «ЕАЕ-Консалт» планирует внедрять модули «Договоры» и «Финансовый архив», а также готовится к интеграции ключевых справочников с ERP на базе SAP для выстраивания сквозных процессов компании.

Связаться с нами
По вопросам приобретения системы:

8 800 234-72-11

или
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами в ближайшее время