По вопросам приобретения

Эксклюзивный импортер смазочных материалов Castrol в России выбирает DirectumRX

Специалисты DIRECTUM развивают ECM-систему в ООО «Сетра Лубрикантс». На первом этапе проекта были автоматизированы делопроизводство, договорные процессы и финансовый архив. Сегодня уже завершен второй этап — возможности DirectumRX позволили оптимизировать закупочную деятельность организации.

ООО «Сетра Лубрикантс» представляет всемирно известный бренд BP Castrol в России. Основное производство сосредоточено на заводах в Германии, Бельгии, Италии и Австрии. Линейка продукции включает в себя материалы практически для всех видов автомобилей, мотоциклов, сельскохозяйственных машин, общепромышленного оборудования, морской инженерии.

Компания поставила перед собой цель полностью автоматизировать договорной процесс, делопроизводство, хранение первичной документации и закупочную деятельность. Ранее работа с документами велась в бумажном виде и процесс согласования мог занимать несколько недель. При этом статус документа был непрозрачен, а сбор первичных документов для налоговых органов был очень трудозатратным.

При выборе СЭД для компании были важны удобные инструменты поиска, возможность работы с реестрами, разграничение прав доступа на объекты, а также безопасность хранения данных. Функциональность DirectumRX позволила полностью закрыть эти требования, поэтому выбор был сделан в пользу данной облачной системы.

«В DirectumRX все документы согласуются по заранее настроенным правилам, благодаря этому процесс согласования в нашей компании ускорился в несколько раз, а случаи потери документов исключились, сократились офисные расходы на печать черновиков документов, процесс согласования стал более прозрачен. Внедрение системы позволило нам сократить время на рутинные операции и сфокусироваться на ключевых задачах», — комментирует Финансовый директор ООО «Сетра Лубрикантс» Пузанова Анна.

Задачей проекта по автоматизации электронного документооборота в ООО «Сетра Лубрикантс» стало создание эффективной функциональной системы на базе DirectumRX, которая должна была обеспечить:

  • одновременную работу 150 сотрудников в облаке;
  • удобное хранение и быстрый поиск документов;
  • массовый экспорт скан-образов документов из финансового архива;
  • автоматизацию согласования документов;
  • оптимизацию закупочной деятельности.

В 2017 году внедрение проходило пошагово в три итерации: сначала автоматизировали делопроизводство, затем договорной процесс, и далее — финансовый архив. В 2018 пользователи, в том числе и высшее руководство, уже освоили возможности системы, и по итогам опытной эксплуатации были намечены планы по дальнейшему развитию.

Шаг № 1. Делопроизводство

На первом этапе на базе модуля «DirectumRX: Делопроизводство» была настроена работа с входящими и исходящими документами, приказами и распоряжениями.

Дополнительно был разработан новый тип документа «Доверенности» со своим реестром и панелью фильтрации. Для него также настроили автоматическую рассылку уведомлений о приближении срока завершения доверенности сотруднику, которому она выдана, его непосредственному руководителю и делопроизводителю:


Новый тип документа «Доверенность»

Шаг № 2. Договоры

Потребность автоматизации договорного процесса была полностью закрыта за счет модуля «Договоры». На данном этапе в систему были занесены все действующие договоры. Для разных видов и категорий договоров настроили соответствующие правила согласования, а для типовых договоров был определен упрощенный порядок согласования. Также было автоматизировано согласование входящих счетов на оплату. Теперь все документы хранятся в едином архиве и согласуются по четко установленным маршрутам.

Шаг № 3. Финансовый архив.

До внедрения у компании была собственная самописная система, которая не позволяла выгружать документы для налоговой службы по заданным критериям. Поэтому первоочередной задачей на данном этапе стала организация удобного хранения первичной документации с возможностью ее выгрузки.

В рамках проекта был разработан новый модуль «Финансовый архив», в котором создан реестр первичных финансовых документов с панелью фильтрации. Реестр позволяет быстро и удобно сделать выборку необходимых документов и экспортировать их для отправки в контролирующие органы.


Модуль «DirectumRX: Финансовый архив»

Также была реализована интеграция DirectumRX с ABBYY FlexiCapture для распознавания данных из счетов-фактур и накладных, недостающие реквизиты при этом загружаются из файла Excel с данными SAP. Теперь распознанные и классифицированные первичные документы автоматически создаются в DirectumRX:


Схема интеграции DirectumRX с ABBYY FlexiCapture

Шаг № 4. Закупки

«Сетра Лубрикантс» постоянно улучшает и развивает свои процессы, в том числе за счет автоматизации. Новый этап проекта оптимизации коснулся закупочной деятельности. Необходимо было обеспечить максимальную прозрачность таких процессов, как:
  • занесение плановых лимитов по расходам на год (Purchase requisition);
  • согласование приобретения товара (услуги) у конкретного поставщика (Purchase order);
  • контроль лимитов по заявкам на закупку (Purchase order);
  • контроль годовых лимитов по расходам в разрезе поставщиков.

Для решения поставленных задач был разработан индивидуальный модуль «Закупки», который учитывает специфику компании.

Проектная команда разработала новые типы документов:

  • плановый бюджет расходов на год по какому-либо проекту или направлению деятельности (purchase requisition). Из суммы по бюджетам на год и подотчетных денежных средств складывается общий финансовый план компании.

    В карточке документа с бюджетом можно посмотреть доступный остаток и все заявки на закупки, которые к нему относятся.


    Закладка «Лимиты» в бюджете (purchase requisition)

  • заявка на закупку в пределах ранее согласованного бюджета на год (purchase order). По итогам согласования заявки создается договор или счет.

    При согласовании заявки автоматически проверяется общая сумма фактических платежей поставщику за календарный год. Информация об утвержденных лимитах таких платежей хранится в карточке организации. Она содержит информацию как о текущем лимите, так и об истории его изменений по этому контрагенту.

Сегодня в DirectumRX работают порядка 150 пользователей, включая высшее руководство. Сотрудники ООО «Сетра Лубрикантс» тратят меньше времени на обработку документов, которые теперь хранятся в едином архиве, имеют возможность планировать закупки и заранее согласовывать сумму приобретений. Обеспечена полная прозрачность процессов, стало проще следить за соответствием бюджету: суммы фактических расходов считаются в DirectumRX. Также система автоматически проверяет, есть ли у сотрудника права на согласование соответствующей суммы по документу.

Связаться с нами
По вопросам приобретения системы:

8 800 234-72-11

или
Оставьте свои контакты, и мы свяжемся с вами в ближайшее время